Tư vấn xây dựng hệ thống văn bản quản lý nội bộ trong Doanh nghiệp nhỏ và vừa

1. Tổng quan hệ thống văn bản quản lý nộ bộ trong doanh nghiệp

Hệ thống văn bản quản lý nội bộ là những văn bản được ban hành trong nội bộ doanh nghiệp trong đó bao gồm các quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần để điều chỉnh các quan hệ công việc trong doanh nghiệp. Một hệ thống văn bản quy phạm nội bộ của doanh nghiệp bao gồm các nhóm văn bản như:

Điều lệ: Được soạn thảo căn cứ trên những khuôn mẫu chung của pháp luật, để ấn định các nguyên tắc về cách thức thành lập, quản lý, hoạt động và giải thể của tổ chức. Đối với Công ty cổ phần. Điều lệ do Đại Hội đồng Cổ đông thông qua.

Quy chế/Chính sách: Quy định nền tảng, có tính định khung, xác lập các nguyên tắc và cách thức hoạt động của tổ chức. Các Quy chế/Chính sách thường ít khi được sửa đổi, điều chỉnh, cập nhật. Các quy chế quản lý này do HĐQT/HĐTV phê duyệt ban hành như: Quy chế quản lý tài chính; Quy chế tiền lương, v.v…

Nội quy/Quy định: Quy định là những quy tắc, chuẩn mực thực hiện công việc; tiêu chuẩn, định mức kinh tế, kỹ thuật mà bắt buộc các Đơn vị, cá nhân có liên quan phải tuân thủ. Các Nội quy/Quy định được điều chỉnh, cập nhật tương đối thường xuyên. Có cá văn bản như: Nội quy lao động, Quy định khen thưởng, Quy định về tuyển dụng; Quy định bồi thường thiệt hai vật chất; Quy định đánh giá nhân viên, v.v…

Quy trình làm việc/Quy trình quản lý: Quy trình là trình tự các bước công việc, nguồn lực được sử dụng, trách nhiệm của các bộ phận/phòng ban trực thuộc; trách nhiệm của các cá nhân trong việc phối hợp để quản lý hay thực hiện mọt hoạt động nay một công việc nào đó. Trong doanh nghiệp có hệ thống quy trình quản lý và hệ thống quy trình làm việc.

Trong quy định có thể có các quy trình và ngược lại, trong một quy trình có thể có các yếu tố mang tính quy định. Các Quy định/ Quy trình do Ban TGĐ/Ban GĐ phê duyệt ban hành

Tài liệu hướng dẫn: là những tài liệu công việc được xây dựng chi tiết nhằm hướng dẫn cách thức thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Những tài liệu hướng dẫn này thường do các Ban/Phòng chức năng phê duyệt ban hành.

2. Những văn bản quản lý nội bộ tối thiểu DNNVV cần xây dựng

STTTÊN VĂN BẢN QUẢN LÝ NỘI BỘ
1Sơ đồ tổ chức cho công ty
2Chức năm, nhiệm vụ cho các phòng, bộ phận
3Mô tả công việc cho từng vị trí công việc trong doanh nghiệp
4Quy định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của các trưởng bộ phận
5Quy chế lao động
6Quy chế quản lý tài sản
7Quy chế  kỹ luật CBNV
8Quy định đánh giá nhân viên
9Quy định nghỉ phép, nghỉ việc riêng và xin nghỉ việc
10Quy định lưu giữ hồ sơ, tài liệu trong công ty
11Quy định quản lý tài chính
12Quy định thực hiện 5S
13Quy định về văn hóa doanh nghiệp
14Quy định quản lý và sử dụng điện thoại
15Quy định về sử dụng năng lượng điện trong công ty
16Quy định tổ chức hội họp
17Quy định tuyển dụng nhân sự
18Quy định xử lý khiếu nại
19Quy định về bảo trì, bảo hành
20Quy định bổ nhiệm cán bộ
21Quy định về khen thưởng
22Quy định đào tạo nội bộ
23Quy định bồi thường thiệt hại vật chất
24Hệ thống quy trình quản lý và quy trình xử lý công việc cho từng phòng, bộ phận phù hợp với đặc điểm hoạt động, thực trạng quản lý và vận hành của từng doanh nghiệp cụ thể.
25Hệ thống mẫu biểu văn bản dùng trong quản lý và điều hành công việc trong toàn doanh nghiệp
26Các văn bản khác theo yêu cầu quản lý  và đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp cụ thể

3. Tiêu chuẩn chất lượng của hệ thống văn bản quản lý nội bộ do EduPow tư vấn xây dựng

Một hệ thống văn bản quản lý nội bộ được xây dựng đầy đủ, thực tế sẽ giúp cán bộ nhân viên công ty có được bức tranh tổng thể về các hoạt động và tổ chức cả của doanh nghiệp, đồng thời có được những hướng dẫn chi tiết để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ cụ thể. Hệ thống văn bản để vận hành được cần đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng sau:

Hợp pháp: Nội dung văn bản phù hợp với các quy định của pháp luật Việt Nam.

Thực tiễn: Nội dung hệ thống văn bản quản lý sát với yêu cầu quản lý, phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp và dễ triển khai trong thực tế.

Hệ thống: Hệ thống văn bản có cấu trúc rõ ràng, có sự liên kết nội dung giữa các văn bản quản lý, đảm bảo tính thống nhất và logic về nội dung. 

Phạm vi điều chỉnh rõ ràng: Mỗi một văn bản đều quy định phạm vi điều chỉnh rõ ràng, cụ thể, không quy định chung chung.

Đối tượng điều chỉnh rõ ràng: Mỗi một văn bản đều quy định đối tượng điều chỉnh cụ thể.

Kế thừa: Hệ thống văn bản quản lý nội bộ do EduPow tư vấn xây dựng sẽ kế thừa những nội dung hữu ích, phù hợp với thực tiễn đã có trong hệ thống văn bản quản lý nội bộ mà doanh nghiệp đã sử dụng trước thời gian thuê EduPow tư vấn xây dựng lại.

Dễ hiểu: Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản là chính xác, đơn nghĩa, phổ thông, diễn đạt rõ ràng, dễ hiểu.

Sở hữu: Bộ tại liệu quản lý nội bộ sau khi được EduPow bàn giao sẽ thuộc sở hữu của doanh nghiệp. 

Tuân thủ: Các tài liệu đã ban hành và đưa vào áp dụng phải được CBCNV trong doanh nghiệp tôn trọng và thực thi.

4. Phí tư vấn & thời gian triển khai

Phí tư vấn              : Báo giá sau khi khảo sát thực tế doanh nghiệp

Thời gian triển khai: Từ 1-3 tháng

5. Quy trình tư vấn xây dựng hệ thống văn bản lý nội bộ của EduPow

B1: Tiếp nhận và gửi phiếu khảo sát để thu thập đầy đủ thông tin nhu cầu tư vấn của doanh nghiệp.

B2; Khải sát, phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống văn bản quản lý nội bộ của doanh nghiệp.

B3: Lập phương án và lên kế hoạch tư vấn để thống nhất với doanh nghiệp.

B4: Ký kết hợp đồng tư vấn

B5: Triển khai hợp đồng tư vấn

B6: Bàn giao kết quả và đánh giá kết quả tư vấn

Trong quá trình xây dựng hệ thống văn bản quản lý nội bộ, các Doanh nghiệp cần đề cao tính thực tiễn nhằm đảm bảo sự phù hợp của tài liệu với tổ chức, không hàn lâm, giáo điều, cần dễ hiểu, dễ thực hiện và có tính ứng dụng cao, không nên áp dụng một cách máy móc các tài liệu của Đơn vị/tổ chức khác. Hệ thống tài liệu sau khi xây dựng cũng cần được linh hoạt áp dụng, điều chỉnh, cập nhật cho phù hợp với chiến lược, mô hình tổ chức, cách thức tổ chức công việc của Doanh nghiệp chứ không nên là một hệ thống cồng kềnh, chỉ được xây dựng theo “mốt” của thị trường rồi “đắp chiếu để đấy”.

————o0o———–

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

error: Bạn không được phép dùng chức năng này !!