1. Dẫn nhập
Hệ thống quản lý nội bộ doanh nghiệp nhỏ và vừa, sau đây gọi tắt là “hệ thống quản lý nội bộ” là hệ thống các giá trị, nguyên tắc, chiến lược, quy chế, quy định, quy trình quản lý nhằm Quản lý – Thực hiện – Đánh giá – Giám sát – Kỷ luật – Cải tiến hoạt động quản lý từ công việc đến con người nhằm hiện thực hóa các chiến lược, kế hoạch, mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
Hệ thống quản lý nội bộ do các doanh nghiệp nhỏ và vừa thiết lập và thực hiện cần phù hợp phù hợp với chiến lược phát triển tổng thể của mỗi doanh nghiệp. Hệ thống quản lý nội bộ được xây dựng dựa trên những nguyên lý và thông lệ quốc tế, hướng đến thực hiện sứ mệnh của mỗi doanh nghiệp và cần liên tục cải tiến cho phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp, đáp ứng tốt nhất yêu cầu của các bên liên quan (Cơ quan quản lý – Nhà đầu tư – Ban giám đốc – Cán bộ công nhân viên – Khách hàng – Đối tác). Do vậy, một trong những vấn đề quan trọng, có ảnh hưởng mang tính quyết định đến hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững của các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam hiện nay là xây dựng được một hệ thống quản lý nội bộ chuyên nghiệp.
Một hệ thống quản lý nội bộ chuyên nghiệp sẽ khơi dậy và khuyến khích cái tốt phát triển; tạo động lực làm việc, tạo sự gắn kết nội bộ, thôi thúc tính sáng tạo, nuôi dưỡng và phát triển nguồn vốn trí tuệ trong một doanh nghiệp nhỏ và vừa. Đây chính là bí quyết tạo ra lợi thế cạnh tranh của các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên thế giới. Trái lại, một hệ thống quản lý nội bộ thiếu chuyên nghiệp sẽ làm băng hoại các giá trị của doanh nghiệp và ở góc độ nào đó làm xấu đi môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Hoạt động trung tâm của một doanh nghiệp là sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ, đầu tư, hoạt động cộng đồng, v.v….và “hệ thống quản lý nội bộ chuyên nghiệp” sẽ quyết định hiệu quả các hoạt động trên. Thực tiễn hoạt động của các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam cho thấy những doanh nghiệp nhỏ và vừa thành công đều có điểm chung là “có chú trọng xây dựng hệ thống quản lý nội bộ để phát huy các nguồn lực nội tại của mình”. Điều này cho thấy hệ thống quản trị nội bộ chuyên nghiệp có tính chất quyết định đối với vận mệnh của một doanh nghiệp nhỏ và vừa.
2. Các thành phần cấu thành hệ thống quản trị nội bộ chuyên nghiệp
Hệ thống quản trị nội bộ của một doanh nghiệp nhỏ và vừa được cấu thành bởi nhiều yếu tố, các yếu tố này có giá trị và ảnh hưởng khác nhau đến hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững của một doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tuy nhiên, các yếu tố này không tồn tại độc lập mà có sự tương hỗ lẫn nhau tạo thành một hệ thống quản trị logic, đồng bộ giúp Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và các đơn vị chức năng trong doanh nghiệp làm việc hiệu quả, điều hành công việc bài bản, chuyên nghiệp.
Một hệ thống quản trị nội bộ chuyên nghiệp gồm có 14 thành phần và được chia thành 3 nhóm:
Nhóm thứ nhất: Các yếu tố nền tảng là những yếu tố có ảnh hưởng lớn đến sự ra đời và tồn tại của một doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Nhóm thứ hai: Các yếu tố vận hành là những yếu tố có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Nhóm thứ ba: Các yếu tố phát triển là những yếu tố có ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của một doanh nghiệp nhỏ và vừa.
2.1. Sứ mệnh là lý do để một doanh nghiệp nhỏ và vừa sinh ra và tồn tại, là nhiệm vụ lớn nhất mà doanh nghiệp nhỏ và vừa sinh ra phải thực hiện theo mong muốn của những người sáng lập doanh nghiệp. Sứ mệnh của một doanh nghiệp nhỏ và vừa cần hướng tới việc giải quyết được vấn đề nào đó cho xã hội. Sứ mệnh của một doanh nghiệp được thể hiện qua “Câu tuyên ngôn sứ mệnh” cùng với cách truyền thông và phương tiện truyền thông “Sứ mệnh” phù hợp.Trong đó:
Nếu một doanh nghiệp nhỏ và vừa xác định và xây dựng được “Sứ mệnh” bài bản thì doanh nghiệp nhỏ và vừa đó sẽ có khả năng thu hút được nhân tài, hệ thống nhân sự sẽ làm việc với động lực cao hơn động lực kiếm tiền đơn thuần.
2.2. Tầm nhìn là tư thế, vị thế mà một doanh nghiệp nhỏ và vừa muốn hướng đến, là chân dung, vị thế của doanh nghiệp nhỏ và vừa trong 5 – 10 – 20 – 30 … năm. Tầm nhìn đúng sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa biết cách hoạt động để thực hiện được “Sứ mệnh”. CBCNV của doanh nghiệp sẽ làm việc với thái độ “việc của doanh nghiệp cũng là việc của chính mình”. Do đó, họ sẽ làm việc với sự tự giác cao nhất
2.3. Giá trị cốt lõi – Văn hóa tổ chức
– Giá trị cốt lõi là những giá trị mà doanh nghiệp nhỏ và vừa theo đuổi, quyết tâm dìn giữ, bảo vệ. Qua đó tạo cho mỗi cá nhân và tập thể CBCNV có những tư duy đúng, hành động đúng và phù hợp với “Sứ mệnh” và “Tầm nhìn” của doanh nghiệp nhỏ và vừa.
– Văn hóa tổ chức là các ý nghĩa, niềm tin, môi trường làm việc đặc trưng, các biểu tượng riêng có của doanh nghiệp. Dù muốn hay không thì “Văn hóa tổ chức” sẽ bị ảnh hưởng bới tính cách, giá trị và cách hành xử của những người lãnh đạo và CBCNV làm việc trong doanh nghiệp đó.
2.4. Chiến lược được ví như “con đường” để doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện thực hóa, chinh phục những mục tiêu doanh nghiệp đã đặt ra trong quá trình hoạt động. Chiến lược của một doanh nghiệp nhỏ và vừa cần được thể hiện qua: (1) Các hành động xây dựng chiến lược, (2) Những chiến lược doanh nghiệp đang thực hiện, (3) Các hoạt động điều chỉnh để thực thi chiến lược hiệu quả, đúng tiến độ.
2.5. Mục tiêu là đích đến mà một doanh nghiệp nhỏ và vừa hướng đến trong một khung thời gian nhất định. Mục tiêu càng cụ thể, càng rõ ràng càng tốt.
– Mục tiêu chung của doanh nghiệp là những mục tiêu cơ bản, nền tảng (Quy mô, doanh số, lợi nhuận, thứ bậc xếp hạng của doanh nghiệp, v.v….). Mục tiêu chung là cơ sở để hiện thực hóa “Tầm nhìn” và “Chiến lược” của doanh nghiệp.
– Mục tiêu của các phòng, ban, bộ phận là đích đến mà Ban giám hiệu đặt ra cho các đơn vị trực thuộc để cụ thể hóa và hiện thực hóa các mục tiêu chung của doanh nghiệp trong một khung thời gian nhất định.
2.6. Bộ máy tổ chức của doanh nghiệp nhỏ và vừa là cách mà doanh nghiệp bố trí, sắp xếp nhân sự một cách phù hợp với sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp nhằm đảm bảo khả năng quản lý và điều hành công việc một cách khoa học, bài bản, chuyên nghiệp hướng đến việc thực hiện thành công các kế hoạch, chiến lược doanh nghiệp đã đề ra và từng bước hiện thực hóa các mục tiêu trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của doanh nghiệp.
| Bộ máy tổ chức chuyên nghiệp | = | Sơ đồ tổ chức | + | Định biên và định danh nhân sự | + | Hệ thống quy chế quản lý |
Một bộ máy tổ chức được xây dựng khoa học, phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động hiệu quả, hạn chế các mâu thuẫn, xung đột giữa các bên liên quan như: Cơ quan quản lý – Nhà đầu tư – Hội đồng quản trị – Ban giám đốc – CBCNV – Khách hàng – Đối tác.
2.7. Mô tả công việc là việc liệt kê, mô tả các công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm mà một nhân sự khi đảm nhiệm vị trí công việc đó phải thực hiện và hoàn thành, cũng như nêu ra các yêu cầu về năng lực và điều kiện liên quan đến vị trí công việc đó. Việc xây dựng hệ thống bảng mô tả công việc chi tiết, khoa học sẽ:
- Giúp doanh nghiệp có cơ sở tuyển dụng được nhân sự phù hợp cho từng vị trí công việc trong bộ máy tổ chức, hạn chế được tình trạng người hưởng lương thì nhiều nhưng người làm việc thật sự thì không có mấy.
- Giúp các nhà quản lý có cơ sở giao việc, theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả công việc của từng người tránh tình trạng người mới vào, người trẻ tuổi, người làm được việc thì luôn phải làm nhiều việc nhưng lương thưởng lại chưa tương xứng.
- Giúp người lao động nắm được các đầu việc phải làm, hiểu rõ mục tiêu công việc cần đạt, nắm vững các yêu cầu cần có cũng như phạm vị quyền hạn và trách nhiệm của mình từ đó chủ động thực hiện công việc tránh tình trạng người lao động làm việc cho hết giờ để về chứ không phải làm cho hết việc để có thu nhập tốt hơn.
2.8. Quy chế/Quy định là hệ thống các văn bản quy định các quy tắc làm việc, chế độ chính sách, nguyên tắc ứng xử, v.v… trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. Quy chế giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa quản lý và điều hành theo “Văn bản”. Văn hóa “Văn bản” sẽ góp phần xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp cho CBCNV trong doanh nghiệp, văn hóa “Văn bản” sẽ hạn chế các hành vi sai trái, tiêu cực của đội ngũ CBCNV trong quá trình thực hiện công việc.
2.9. Quy trình quản lý, quy trình làm việc là quy định về trình tự, cách thức thực hiện một công việc nào đó theo một quy định bắt buộc. Xây dựng được hệ thống quy trình quản lý, quy trình làm việc bài bản, chuyên nghiệp sẽ giúp:
– Công việc của các bộ phận được xử lý trôi chảy, hiệu quả, đúng tiến độ
– Hạn chế tối đa những sai sót trong quá trình làm việc của CBCNV
– Hạn chế các cuộc họp để bàn về cách làm, phương pháp làm cho những công việc cũ.
– Hoạt động quản lý, điều hành công việc tổng thể của doanh nghiệp sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
2.10. Kế hoạch và báo cáo công việc
Kế hoạch công việc là một tập hợp những công việc cần làm, những công việc này được sắp xếp theo một trình tự nhất định, được ấn định mốc thời gian hoàn thành nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp/phòng/ban/bộ phận chức năng.
Báo cáo công việc là bản tóm tắt tất cả những công việc đã làm, đã triển khai, đã diễn ra trong một khung thời gian nhất định nào đó, báo cáo cũng chỉ ra kết quả đã đạt được/ý nghĩa/ảnh hưởng của những công việc này đối với việc thực kế hoạch nhằm cụ thể và hiện thực hóa các mục tiêu của doanh nghiệp/phòng/ban/bộ phận chức năng.
Một doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động chuyên nghiệp sẽ luôn quan tâm xây dựng hệ thống kế hoạch và báo cáo công việc. Hệ thống này cần được áp dụng cho mỗi CBCNV đến các phòng/ban/bộ phận chức năng và doanh nghiệp. Đặc biệt những doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động chuyên nghiệp sẽ có quy định rõ ràng cho việc lập, gửi và xử lý/phản hồi kế hoạch, báo cáo của cá nhân, bộ phận gửi lên.
2.11. KPIs là hệ thống tiêu chí đánh giá hiệu quả thực hiện công việc, kết quả thực hiện công việc của nhân sự ở từng vị trí công việc trong doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động chuyên nghiệp sẽ phải xây dựng được bộ tiêu chí KPIs cho từng vị trí công việc. Điều này sẽ góp phần nhận diện rõ CBCNV nào làm việc hiệu quả và CBCNV nào làm việc chưa hiệu quả. Đây là cơ sở quan trọng bậc nhất cho việc xây dựng cơ chế trả lương 3P:
– P1 (Pay for Position): Trả lương cho vị trí công việc.
– P2 (Pay for Person): Trả lương cho năng lực của người giữ vị trí công việc.
– P3 (Pay for Performance): Trả lương cho kết quả đạt được của người giữ vị trí công việc.
2.12. Công cụ và công nghệ
Công cụ làm việc là những phương tiện hỗ trợ, bổ trợ giúp CBCNV làm việc năng suất hơn, hiệu quả hơn. Một hệ thống quản trị nội bộ chuyên nghiệp sẽ trang bị cho người lao động những công cụ làm việc phù hợp, vì những nhân sự làm việc ở cấp quản lý cần được trang bị những công cụ làm việc khác với những nhân sự làm việc ở vị trí quản lý, chuyên viên ở các phòng ban.
Ứng dụng công nghệ trong quản lý là yêu cầu bắt buộc đối với hệ thống quản trị nội bộ chuyên nghiệp của các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Một doanh nghiệp nhỏ và vừa sẽ hoạt động hiệu quả hơn khi ứng dụng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) trong quản trị nội bộ. Hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản lý, xử lý công việc về nhân sự, tài chính, kinh doanh, quản lý tài sản, hoạt động cộng đồng, v.v… được khoa học, bài bản, hiệu quả.
2.13. Cải tiến là “thay đổi để tốt hơn”, hoạt động cải tiến giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa thay đổi để thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp, biến đổi nhanh trong kỷ nguyên công nghệ 4.0, tiến tới tối ưu năng suất và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Cải tiến cần tập trung vào 6 yếu tố cơ bản là: Con người – Công cụ – Quy trình – Sản xuất – Kinh doanh – Giám sát và đánh giá.
2.14. Quản trị rủi ro là việc xác định, nhận dạng tình huống, vấn đề, sự kiện có thể tác động xấu đến hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai để kịp thời đưa ra biện pháp ngăn chặn, hạn chế mức độ rủi ro đồng thời tìm cách biến rủi ro thành cơ hội để thành công.
Trong môi trường hoạt động kinh doanh hiện này hiện nay ở Việt Nam, các doanh nghiệp nhỏ và vừa sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro tiềm ẩn như: rủi ro về chính sách, rủi ro tài chính, rủi ro thị trường, rủi ro nhân sự, rủi ro tổ chức, rủi ro công nghệ, v.v…Do đó, muốn phát triển bền vững, các doanh nghiệp nhỏ và vừa cần phải xây dựng được hệ thống quản trị rủi ro phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.
3. Phí tư vấn & thời gian triển khai
Phí tư vấn : Báo giá sau khi khảo sát thực tế doanh nghiệp
Thời gian triển khai: Từ 1-3 tháng
4. Quy trình tư vấn xây dựng hệ thống quản lý nội bộ của EduPow
B1: Tiếp nhận và gửi phiếu khảo sát để thu thập đầy đủ thông tin nhu cầu tư vấn của doanh nghiệp.
B2; Khải sát, phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống quản lý nội bộ của doanh nghiệp.
B3: Lập phương án và lên kế hoạch tư vấn để thống nhất với doanh nghiệp.
B4: Ký kết hợp đồng tư vấn
B5: Triển khai hợp đồng tư vấn
B6: Bàn giao kết quả và đánh giá kết quả tư vấn
Trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý nội bộ, các Doanh nghiệp cần đề cao tính thực tiễn nhằm đảm bảo sự phù hợp của hệ thống quản lý với với tổ chức, không hàn lâm, giáo điều, cần dễ hiểu, dễ thực hiện và có tính ứng dụng cao, không nên áp dụng một cách máy móc hệ thống quản lý của Doanh nghiệp/tổ chức khác.
——–o0o——–